Vernetztes Arbeiten
Ein Interview mit Carolin Zink
Im CJD wird seit jeher Zusammenarbeit großgeschrieben. Physisch und mittlerweile auch immer stärker digital. Microsoft 365 soll die Mitarbeitenden des CJD unterstützen, sich digital zu vernetzen und enger zusammenzuarbeiten. Der Zeitplan ist straff: bis Ende 2021 sollen alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, „Microsoft 365“ zu nutzen. Carolin Zink, Projektkoordinatorin, gibt uns heute einen ersten Überblick.
Wir haben Carolin Zink, Projektkoordinatorin im CJD, zur Einführung von Microsoft 365 befragt.
Microsoft 365 sagt den meisten unter uns wahrscheinlich eher wenig. Was kann man sich darunter vorstellen?
Microsoft bietet uns die Möglichkeit, ortsunabhängig und von fast jedem Endgerät auf wichtige Dokumente und Anwendungen zuzugreifen und mit Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten. Das bedeutet, dass Dokumente, Präsentationen oder beispielsweise Tabellenkalkulationen mit den dafür zuständigen Personen digital geteilt werden können – egal, wo diese sich gerade befinden.
Über sogenannte „Kollaborationstools“ wie zum Beispiel „Microsoft Teams“ soll die digitale Zusammenarbeit erleichtert werden und somit einen echten Mehrwert für alle CJD Mitarbeitenden bieten.
Du sprichst von Kollaboration und ortsunabhängigem Arbeiten, wie wird Microsoft 365 das Arbeiten der Mitarbeitenden vereinfachen? Welchen konkreten Mehrwert bietet es?
Ein großer Vorteil von Microsoft 365 ist zum Beispiel die Möglichkeit, mit mehreren Personen gleichzeitig und in Echtzeit an einem Dokument zu arbeiten. Es ist also nicht mehr notwendig, dass ein Dokument mehrfach existiert und abgespeichert wird. Über Anwendungen wie „Microsoft Teams“ kann in Zukunft spielend leicht per Chat oder Videotelefonie kommuniziert und im Team zusammengearbeitet werden. Gerade in Projekten können Informationen und Dateien an einem Platz abgelegt und für einen fest definierten Personenkreis sicht- und nutzbar gemacht werden.
Aufgaben können beispielsweise über bestimmte Anwendungen geplant, zugewiesen und bearbeitet werden. So behalten alle im Team den Überblick.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das eine gewisse Umstellung. Wie werden sie im Prozess unterstützt?
Eins ist klar: die Mitarbeitenden werden nicht einfach ins kalte Wasser geworfen. Geplant ist, dass es an jedem Standort Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner geben wird, die bei kleineren Fragen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus erhalten alle Mitarbeitenden eine passende Einführung und können zu jeder Zeit erneut auf die Inhalte zugreifen. Auch hier handeln wir nach unserem Leitspruch: „Keiner darf verloren gehen“.
Du bist seit mehreren Wochen als interne Testerin in Microsoft 365 unterwegs. Wie gefällt es dir und wie wirkt es sich auf dein tägliches Arbeiten aus?
Am Anfang war es schon ungewohnt einen weiteren Kanal zu nutzen und hin und wieder ist man sich nicht mehr sicher, in welcher Form eine Abstimmung stattgefunden hat (z.B. im Chat oder per Mail). Mit ein bisschen Übung kommt man da aber schnell rein und es macht richtig Spaß, die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Im Alltag sieht das bei uns mittlerweile so aus: mein Chef weist mir über den „Planner“ eine Aufgabe zu und teilt darüber mit, bis wann die erledigt werden soll. Meine Aufgaben habe ich dann alle nach Kategorien sortiert im Blick - und wenn eine erledigt ist, hake ich sie einfach ab. Zu manchen Themen muss man auch Rücksprache halten, dann schreibe ich einfach in den Chat oder bei Bedarf machen wir eine kurze Videokonferenz, in der wir dann den gleichen Bildschirm sehen können. Wenn wir noch weitere Fragen haben, können wir ganz einfach eine dritte Person hinzuschalten.
Welches Ziel verfolgt das CJD mit der Einführung von Microsoft 365?
Die letzten Jahre haben gezeigt, dass ein vernetztes Arbeiten immer wichtiger wird. Die Arbeitsfelder, in denen wir uns bewegen, werden immer komplexer und wir sind der Auffassung, dass uns Systeme, die genaue diese Vernetzung erleichtern, gut zu Gesicht stehen. Wir erhoffen uns dadurch natürlich auch, dass wir den Anforderungen, die durch die Corona-Pandemie entstehen, gerecht werden. Wir müssen vielleicht nicht immer persönlich zu einem Treffen vor Ort anreisen, sondern können uns zum Beispiel über „Microsoft Teams“ viel enger abstimmen und über Videokonferenzen miteinander kommunizieren. Das spart Zeit, Ressourcen und manchmal auch viele Nerven, wenn man nicht andauernd im Stau steht oder sich mit verspäteten Zügen auseinandersetzen muss.
